Ditulis Oleh : cak war | Anwar Hadi
Prinsip Sistem Manajemen Mutu Laboratorium Lingkungan
Berdasarkan ISO/IEC 17025: 2005 dan ISO 9000: 2015
Untuk memimpin dan mengoperasikan sebuah organisasi laboratorium lingkungan dengan berhasil, maka perlu mengarahkan dan mengendalikannya dengan cara sistematis dan transparan. Keberhasilan organisasi laboratorium dapat tercapai melalui implementasi dan pemeliharaan sistem manajemen mutu yang didesain untuk selalu terus menerus memperbaiki keefektifan dan efisiensi kinerjanya sambil mempertimbangkan kebutuhan semua pihak berkepentingan. Berdasarkan ISO 9000: 2015 tentang sistem manajemen mutu – dasar-dasar dan kosakata (quality management systems – fundamentals and vocabulary), prinsip manajemen mutu yang dapat digunakan oleh organisasi ke arah perbaikan kinerja, adalah:
a) Fokus pelanggan
organisasi hendaknya memahami pelanggan atau pihak lain berkepentingan untuk kebutuhan saat ini dan yang akan datang, serta memenuhi persyaratan dan berusaha melebihi harapan pelanggan. Manfaat utama menerapkan fokus pelanggan, diantaranya:
§ meningkatnya nilai pelanggan;
§ meningkatnya kepuasanpelanggan;
§ memperbaiki loyalitas pelanggan;
§ meningkatnya bisnisberulang;
§ meningkatnya reputasiorganisasi;
§ memperluas basis pelanggan;
§ meningkatnya pendapatan dan pangsa pasar.
Adapun tindakan yang dilakukan untuk dapat fokus pelanggan, mencakup antara lain:
§ mengenali pelanggan langsung atau tidak langsungsebagai penerimanilai organisasi;
§ memahami kebutuhan dan harapan saat ini dan yang akan datangdari pelanggan;
§ menghubungkan sasaran organisasi dengan kebutuhandan harapan pelanggan;
§ mengomunikasikankebutuhan dan harapan pelanggankeseluruh organisasi;
§ merencanakan, mendesain, mengembangkan, menghasilkan, menyampaikan, dan mendukung jasa pelayanan laboratorium dan pelaporan hasil pengujian untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan;
§ mengukur dan memantau kepuasan pelanggan serta mengambil tindakan yang sesuai;
§ menentukan dan mengambil tindakan terhadap kebutuhan dan harapan yang sesuai pihak berkepentingan yang relevan serta dapat mempengaruhi kepuasanpelanggan;
§ memelihara secara aktif hubungandengan pelanggan untuk mencapaisukses berkelanjutan.
b) Kepemimpinan
Pembentukan kesatuan tujuandan arah serta keterikatan personil laboratorium memungkinkan organisasi menyelaraskan strategi, kebijakan, dan sumber daya untuk mencapai sasarannya. Sehubungan dengan hal tersebut, pimpinan diseluruh tingkatan organisasi laboratorium menetapkan kesatuan tujuan dan arah serta menciptakan kondisi dimana personil dilibatkan dalam mencapaisasaran mutu organisasi. Beberapa manfaatutama yang potensial dalam kepemimpinan, adalah:
§ meningkatnya keefektifan dan efisiensi dalam mencapai sasaran mutu organisasi;
§ koordinasi yang lebih baik dari proses organisasi;
§ meningkatnya komunikasiantar tingkat dan fungsi organisasi;
§ membangun serta meningkatkan kapabilitas organisasi termasuk personilnya untuk menghasikan hasil yang diinginkan.
Tindakan yangdilakukan dalam kepemimpinan, termasuk:
§ mengomunikasikanmisi, visi, strategi,kebijakan, dan proses organisasi ke seluruh tingkatan organisasi laboratorium;
§ menciptakan dan mendukung model nilai, keadilan, danetika, untuk perilakudi seluruh tingkatanorganisasi;
§ membangun budayasaling percaya dan integritas;
§ menggalakkan komitmenmutu di keseluruhan tingkatan organisasi;
§ memastikan pimpinandiseluruh tingkatan merupakan contoh positif untuk seluruh personil di semua tingkatan organisasi;
§ melengkapi personil dengan sumber daya, pelatihan, dan kewenangan yang diperlukan untuk bertindak secara bertanggung jawab;
§ menginspirasikan, menggalakkan, dan mengenali kontribusi dari personil.
c) Keterlibatan personil
Kompetensi, pemberdayaan dan pelibatanpersonil pada semua tingkatanorganisasi laboratorium sangat penting guna meningkatkankapabilitas organisasi dalam menciptakan dan menyampaikannilai. Untuk dapat mengelola organisasi secara efektif dan efisien, sangatlah penting menghargai dan melibatkan seluruh personil di semua tingkatan organisasi. Pengakuan,pemberdayaan, serta peningkatan kompetensi akan memfasilitasi keterlibatan personil dalam pencapaian sasaran mutu organisasi. Beberapa manfaatutama keterlibatan personil, adalah:
§ meningkatnya pemahaman akan sasaran mutu organisasi oleh personil dalam organisasi serta meningkatnya motivasi untuk pencapaiannya;
§ melibatkan pelibatan personil dalam kegiatan peningkatan;
§ meningkatnya pengembangan personil, inisiatif, dan kreatifitas;
§ meningkatnya kepuasanpersonil;
§ meningkatnya kepercayaan dan kolaborasi di keseluruhan organisasi;
§ meningkatnya perhatian untuk berbagi nilai dan budayadi keseluruhan organisasi.
Tindakan yang dilakukan untuk keterlibatan personil, termasuk:
§ mengomunikasikanke personil untuk mendorong pemahaman pentingnyakontribusi individualmereka;
§ mendorong kolaborasi di seluruh organisasi;
§ memfasilitasi diskusi terbuka serta saling berbagi pengetahuandan pengalaman;
§ memberdayakan personil untuk menentukan hambatan kinerja serta mengambil inisiatif tanpa rasa takut;
§ mengenali dan mengakui akan kontribusi, pembelajaran, dan peningkatan dari personil;
§ memberi kesempatan evaluasimandiri kinerja terhadap sasaranpersonil;
§ melakukan survei penilaian kepuasan personil, mengomunikasikan hasilnya, dan mengambil tindakan yang sesuai
d) Pendekatan proses
Sehubungan dengan sistem manajemen mutu laboratorium terdiri dari proses yang salingterkait, maka memahami hasil penerapan sistem memungkinkan organisasi mengoptimalkan sistemdan kinerjanya. Hasil yang konsisten dapat diperkirakan tercapai lebih efektif dan efisien bila kegiatan dipahami dan dikelola sebagai prosessaling terkait yang berfungsi sebagai sistem koheren. Beberapa manfaat utama pendekatan proses adalah:
§ meningkatkan kemampuan agar fokus pada proses inti dan peluang untuk peningkatan;
§ hasil yang konsisten dan dapat diprediksi melalui sistem yang prosesnya diselaraskan;
§ mengoptimalkan kinerja melalui manajemen proses yang efektif, penggunaan sumberdaya yang efisien, serta penguranganhambatan lintas-fungsi;
§ memberi kesempatan organisasi untuk dapat meyakinkan pihak berkepentingan akan konsistensi, keefektifandan efisiensi
Tindakan yangdilakukan, meliputi:
§ menetapkan sasarandari sistem dan proses yang perluuntuk pencapaiannya;
§ menetapkan kewenangan, tanggungjawab, dan akuntabilitas untuk mengelolaproses;
§ memahami kemampuan organisasi dan menentukan hambatan sumber daya sebelum melakukannya;
§ menetapkan saling ketergantungan proses dan menganalisa dampakmodifikasi untuk proses individual, pada sistemsecara keseluruhan;
§ mengelola berbagaiproses dan saling keterkaitannya sebagai sistemuntuk mencapai sasaranmutu organisasi secara efektif dan efisien;
§ memastikan ketersediaan informasi yang perlu untuk mengoperasikan dan memperbaiki proses,serta untuk memantau, menganalisa, dan mengevaluasi kinerja keseluruhan sistem;
§ mengelola risiko yang dapat mempengaruhi keluaran proses dan hasil keseluruhan sistem manajemen mutu.
e) Peningkatan
Organisasi yang sukses memiliki fokus berkelanjutan pada peningkatan. Peningkatan penting bagi organisasi untuk memelihara tingkatkinerja saat ini, dan untuk bereaksi terhadap perubahan kondisiinternal dan eksternal, serta menciptakan peluang baru. Beberapa manfaat utama prinsip peningkatan, meliputi:
§ meningkatnya kinerjaproses, kapabilitas organisasi, serta kepuasan pelanggan;
§ meningkatnya fokus investigasi dan menentukan akar penyebab diikuti tindakan pencegahan, dan tindakanperbaikan;
§ meningkatnya kemampuan mengantisipasidan bereaksi pada resiko serta peluang internal dan eksternal;
§ mendorong pertimbangan peningkatan baik secara bertahap maupunterobosan;
§ meningkatnya penggunaan pembelajaran untuk peningkatan;
§ meningkatnya doronganuntuk berinovasi.
Beberapa tindakan yang dilakukan termasuk:
§ mempromosikan penetapan peningkatan sasaran di seluruhtingkatan organisasi;
§ mendidik dan melatih personildi seluruh tingkatanorganisasi tentang bagaimanamemakai peralatan dasar serta metodologi untuk mencapai peningkatan sasaran;
§ memastikan personilberkompeten untuk mempromosikan serta menyelesaikan proyek peningkatan dengan sukses;
§ membangun dan menyebarkan proses untuk menerapkan proyek peningkatandi seluruh organisasi;
§ menelusuri, meninjau,serta mengaudit perencanaan, penerapan, penyelesaian, dan hasil proyek peningkatan;
§ mengintegrasikan pertimbangan peningkatan ke dalam pengembangan baru atau modifikasi produk dan jasa, serta proses;
§ mengenali dan mengakui peningkatan
f) Pengambilan keputusan berdasarkan bukti
Fakta, bukti, dan analisis data dapat menyebabkan objektifitasdan keyakinan yang lebih besar dalam membuatsuatu keputusan. Sehubungan dengan hal tersebut, apapun keputusan yang dibuat oleh organisasi didasarkan pada analisis dan evaluasi data serta informasi yang tersedia sehingga lebih memungkinkan untuk hasil yang diharapkan. Pengambilan keputusan merupakan suatu proses yang kompleks dan melibatkan berbagai sumber masukan.Karena itu, merupakan hal penting untukmemahami hubungan sebab dan akibat serta potensi konsekuensi yang tidak diinginkan. Beberapamanfaat utama dalam pengambilan keputusan berdasarkan bukti, antara lain:
§ meningkatkan proses untuk mengambil keputusan;
§ meningkatkan penilaiankinerja proses dan kemampuanpencapaian sasaran;
§ meningkatkan keefektifan dan efisiensi operasional;
§ meningkatkan kemampuan meninjau,mendebat, dan merubah opini serta keputusan;
§ meningkatkan kemampuanmempertunjukkan keefektifan keputusan yang diambil saat lalu.
Tindakan yang dilakukan untuk pengambilan keputusan berdasarkan bukti, termasuk:
§ menentukan, mengukur,dan meninjau indikator kunci guna menunjukkan kinerja organisasi;
§ membuat semua data yang dibutuhkan tersedia bagi personil yang relevan;
§ memastikan data dan informasiakurasinya mencukupi, dipercaya, dan aman;
§ menganalisis, mengevaluasi data dan informasi menggunakan metode yang tepat;
§ memastikan personil yang kompeten untuk menganalisis dan mengevaluasi data sebagaimanadiperlukan;
§ membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan bukti, yang diseimbangkan denganpengalaman serta intuisi.
g) Manajemen relasi
Dalam rangka mengoptimalkan dampak pihak berkepentingan yang mempengaruhi kinerja organisasi dan untuk mencapai sukses berkelanjutan, maka organisasi harus mengelola hubungan dengan pihak berkepentingan tersebut, sepertipelanggan, regulator, atau penyedia jasa dan perbekalan. Beberapa manfaat utama prinsip manajemen relasi, adalah:
§ meningkatnya kinerja organisasi dan pihak berkepentingan yang relevandengan menanggapi peluangdan hambatan yang terkait dengan masing-masing pihak berkepentingan;
§ pemahaman bersamadiantara pihak berkepentingan akan sasarandan nilai;
§ meningkatnya kapabilitas menciptakan nilai bagi pihak berkepentingan dengan berbagi sumber dayadan kompetensi, dan mengelola risikoberkaitan dengan mutu;
§ mengelola denganbaik rantai pasokan yang menyediakanaliran pelayanan jasa laboratorium yang stabil.
Tindakan yang dilakukan, mencakup:
§ mengelola hubungan yang baik antara pihak berkepentingan dengan organisasi;
§ menentukan dan membuat proritas relasi dengan pihak berkepentingan yang perlu untuk dikelola;
§ membangun relasi yang dapat menyeimbangkan akan perolehan jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang;
§ mengumpulkan dan membagiinformasi, keahlian,serta sumber daya ke pihak berkepentingan relevan;
§ mengukur kinerjadan memberikan umpan balik ke pihak berkepentingan relevan, sebagaimana diperlukan, untuk mendoronginisiatif peningkatan;
§ menetapkan kegiatan kerjasama pengembangan dan peningkatan bersama dengan pihak berkepentingan;
§ mendorong dan mengakui peningkatan dan pencapaian yang dilakukan oleh pihak berkepentingan.
Keberhasilan penggunaan prinsip manajemen oleh suatu organisasi laboratorium akan menghasilkan manfaat bagi pihak yang berkepentingan seperti perbaikan kinerja, penciptaan nilai dan peningkatan stabilitas. Hal ini disebabkan pendekatan sistem manajemen mutu mengajak organisasi laboratorium untuk menganalisis persyaratan pelanggan, menetapkan proses yang memberi sumbangan bagi pencapaian produk yaitu data hasil pengujian yang dituangkan dalam sertifikat atau laporan yang diterima pelanggan dan menjaga proses-proses ini terkendali sebagaimana disyaratkan oleh ISO/IEC 17025: 2005. Dengan demikian, sistem manajemen mutu dapat meyakinkan organisasi laboratorium dan pelanggannya bahwa sistem tersebut mampu memberikan data hasil pengujian yang konsisten memenuhi persyaratan hingga mencapai kepuasan pelanggan dan melampaui harapan pelanggan.
